Abrechnungsdaten importieren

MA2 unterstützt den Import aus SchILD-NRW 2 sowie zwei CSV-Schnittstellen für externe Abrechnungsdaten. Wählen Sie das Format passend zur erzeugenden Anwendung; die beiden Schnittstellen dürfen nicht durch beliebiges Umstellen von Spalten vermischt werden.

CSV-Datei vorbereiten

Die Abrechnungsdatei beginnt mit einer Kopfzeile. Laut Anleitung unterscheidet das Programm darüber die beiden Formate; die Bezeichnungen werden nicht als freie Feldzuordnung beim Import verwendet. Die Spalten werden durch Kommas getrennt.

Auch leere Felder müssen ihr Trennzeichen behalten. Jede Datenzeile muss die zum gewählten Format passende Anzahl von Feldern enthalten.

Das erste beschriebene Format enthält Lehrkraft-Stammdaten und Angaben für genau sechs Monate. Zu den Stammdaten gehören Nachname, Vorname, Geburtsdatum und LBV-Personalnummer. Danach folgen für jeden Monat die zugehörigen Stunden und Merkmale. Der Monat wird im Format MMJJ angegeben.

Datei einlesen und kontrollieren

1. Erzeugen Sie die Datei in der Anwendung, die die Mehrarbeitsdaten verwaltet.
2. Wählen Sie in MA2 Abrechnung → Abrechnungsdatei festlegen und die betreffende Datei.
3. Lesen Sie die Daten über Abrechnung ein.
4. Kontrollieren Sie Lehrkräfte, Zeitraum, Stunden und Merkmale in der angezeigten Übersicht.
5. Verwenden Sie beim LBV-Export zunächst die Möglichkeit zur Prüfung, bevor Sie die endgültigen Mitteilungen erzeugen.

Wenn keine passende Abrechnungsdatei vorliegt, können Sie stattdessen die Lehrkraftdaten aus SchILD-NRW 2 importieren und die Mehrarbeitsstunden im Programm ergänzen. Der dafür verwendete SchILD-NRW 2-Benutzer benötigt Leserechte auf die Lehrkraftdaten.

Quelle: Bedienungsanleitung MA2, Druckstand 18.03.2024, Kapitel 4, 5.3 und 6.1, Seiten 12–17 und 23–31.

Dateiformat, Import und Plausibilitätsprüfung

Die folgenden Arbeitsschritte beziehen sich auf die Originalquelle, Seiten 26–31.

Datenimport

6 Anhang

6.1 Datenimport

Für die Übermittlung von Änderungsmitteilungen an das LBV stehen zwei CSV-Schnitt-

stellen zur Verfügung und der Datenimport aus SchILD wird unterstützt.

CSV steht für „Comma Separated Values“ (eigentlich Character-separated values, da

das Trennzeichen nicht zwingend ein Komma sein muss) und beschreibt den Aufbau

einer Textdatei zum Austausch einfach strukturierter Daten.

Die Abrechnungsdatei enthält eine Header-Zeile mit den Bezeichnungen der einzelnen

Spalten. Diese Zeile dient lediglich zur Unterscheidung der beiden Importformate und

wird beim Import nicht verwendet. Die Bezeichnungen in der Header-Zeile müssen

durch Kommas getrennt sein.

Bei leeren Feldern muss das Trennzeichen immer ausgegeben werden. Jede Zeile

muss exakt die erwartete Anzahl an Trennzeichen enthalten.

1. Format

Header (1-zeilig!):

Langname,Vorname,Geburtsdatum,Personalnummer,Status,Statis-

tik,Schlüssel,

Monat_1,Stunden_1,Merkmal_1,...,Monat_6,Stunden_6,Merkmal_6

Jede Datenzeile enthält neben den Lehrkraftdaten immer Mehrarbeitsangaben für ge-

nau 6 Monate.

Datenimport

Header-Text Bemerkung 1 Langname Nachname der Lehrkraft 2 Vorname Vorname der Lehrkraft 3 Geburtsdatum Geburtsdatum der Lehrkraft (TT.MM.JJJJ) 4 Personalnummer Personalnummer beim LBV 5 Status für spätere Verwendung - wird zurzeit nicht weiter ausgewertet Bei Teilzeitlehrkräften muss im Feld Statistik ein „T“ enthalten sein. 6 Statistik Bei Vollzeitlehrkräften muss im Feld Statistik ein „V“ enthalten sein. Vergütungsschlüssel (1-4): 1. gehobener Dienst aller Schulformen, soweit sie nicht unter Schlüssel 2 oder 3 fallen 2. gehobener Dienst aller Schulformen, deren Eingangsämter mindestens der BesGr A 12 zugeordnet sind, und des höheren Dienstes an Grund- 7 Schlüssel und Hauptschulen 3. gehobener Dienst aller Schulformen, deren Eingangsämter der BesGr A 13 zugeordnet sind, und des höheren Dienstes an Förder- und Realschulen 4. höherer Dienstes an Gymnasien, berufsbildenden Schulen und Kollegschulen sowie des höheren Dienstes an Fachhochschulen 8 Monat_1 Angabe des 1. Monats; Format MMJJ Anzahl der vergütbaren Mehrarbeitsstunden für den 1. Monat

• Maximal: 288 9 Stunden_1
• eine Dezimalstelle
• Dezimalpunkt verwenden Abrechnungsmerkmal für den 1. Monat (A oder V)
• A: anteilige Besoldung bei teilzeitbeschäftigten Beamtinnen und Beam- 10 Merkmal_1 ten
• V: Anzahl der vergütungsfähigen Unterrichtstunden kleiner als 4 ... ... ... 23 Monat_6 Angabe des 6. Monats 24 Stunden_6 Anzahl der vergütbaren Mehrarbeitsstunden für den 6. Monat 25 Merkmal_6 Abrechnungsmerkmal für den 6. Monat

Beispiel:

Die Vollzeit-Lehrkraft Augusta Byran hat 2016 im August 4 Mehrarbeitsstunden geleis-

tet und im September 2,5 Stunden: Die Abrechnungsdatei enthält insgesamt zwei Zei-

len (eine Headerzeile und eine Datenzeile), die hier aus Gründen der Übersichtlichkeit

in mehrere Zeilen umgebrochen wurden:

Langname,Vorname,Geburtsdatum,Personalnummer,Status,Statis-

tik,Schlüssel,

Monat_1,Stunden_1,Merkmal_1,Monat_2,Stunden_2,Merkmal_2,

Datenimport

Monat_3,Stunden_3,Merkmal_3,Monat_4,Stunden_4,Merkmal_4,

Monat_5,Stunden_5,Merkmal_5,Monat_6,Stunden_6,Merkmal_6

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312222,v,LV,1,816,4,,916,2.5,v,

1016,0,,1116,0,,1216,0,,117,0,

Hinweis:

• Vom Stundenplanprogramm GP-Untis wird diese Importschnittstelle unter-

stützt.

• Export der Mehrarbeit aus Untis:
• In Untis klicken Sie auf Datei ► Import/Export ► Deutschland ► NRW

Mehrarbeit.

• Im anschließenden Exportdialog geben Sie zunächst das Export-Ver-

zeichnis an.

• Hier sollten Sie den Unterordner „\abrechnung“ des Installationsver-

zeichnisses von MA2 angeben. Tragen Sie den Pfad direkt ein oder

wählen Sie ihn über die Schaltfläche „Durchsuchen“ aus.

• Im Feld „Monat“ geben Sie den ersten Monat an, für den die Daten ex-

portiert werden sollen.

• Nachdem Sie alle Eingaben durchgeführt haben, können Sie mit der

Schaltfläche „Exportieren“ den Exportvorgang starten.

Datenimport

2. Alternativformat

Als alternative Importschnittstelle wird das folgende Format unterstützt:

Header (1-zeilig!):

Nachname,Vorname,Geburtsdatum,Personalnummer,Status,Schlüs-

sel,Monat,Stunden,Merkmal

Beispiel:

Nachname,Vorname,Geburtsdatum,Personalnummer,Status,Schlüs-

sel,Monat,Stunden,Merkmal

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,816,3,v

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,916,3,v

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,1016,0,

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,1116,4,

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,1216,2,v

Byran,Augusta,10.09.1981,B 0312221,V,1,117,1,v

Hinweise:

• Status: T,V,L: Teilzeit, Vollzeit, LAA
• Schlüssel: 1..4: siehe LBV-Ausfüllanleitung
• Monat: Format: MMJJ oder MJJ
• Stunden: Format: ##.#
• Merkmal: a,v: siehe LBV-Ausfüllanleitung
• Pro Lehrkraft genau 6 Zeilen
• Die erste Lehrkraft definiert den sechsmonatigen Abrechnungszeitraum (im

Beispiel August 2016 bis Januar 2017)

Datenimport

3. SchILD-Import

Einige Daten lassen sich aus SchILD importieren

• Name, Vorname
• Geburtsdatum
• Teilzeit, Vollzeit, Lehramtsanwärter
• LBV-Personalnummer
• LBV-Vergütungsschlüssel

Die Anzahl der vergütbaren Mehrarbeitsstunden kann nicht importiert werden.

Den SchILD-Import erreichen Sie über das Hauptmenü: Datei ► SchILD-Import

Hinweise:

Datenimport

• In SchILD kann die LBV-Personalnummer und der LBV-Vergütungsschlüs-

sel ab der Version 2.0.16.3 verwaltet werden:

Schulverwaltung ► Lehrkräfte ► Details ► Schulbezogene Daten

• Der LBV-Vergütungsschlüssel ist eine einstellige Zahl zwischen "1" und "4".